Cách ghi sổ nợ khách quen không mất, không cãi nhau

Cách ghi sổ nợ để không mất, không cãi nhau gói gọn trong ba việc: ghi đủ ngày, món, số tiền ngay lúc khách lấy hàng; ghi riêng mỗi lần khách trả; và không bao giờ sửa số cũ, chỉ ghi thêm dòng mới. Làm đều tay như vậy thì cuối tháng bạn và khách nhìn cùng một con số.

Bài này dành cho chủ tiệm tạp hoá đang ghi nợ bằng sổ tay, hoặc đang tính chuyển sang app.

Vì sao sổ nợ hay sinh chuyện

Phần lớn các lần cãi nhau về nợ không phải do khách cố tình quỵt. Thường là do sổ ghi thiếu:

• Ghi “Cô Lan 50k” mà không có ngày, không có món. Một tháng sau không ai nhớ đó là gì.
• Khách trả một phần, chủ tiệm gạch số cũ rồi viết số mới đè lên. Khách hỏi lại thì không còn dấu vết.
• Nhiều người cùng ghi, mỗi người một kiểu chữ, một kiểu viết tắt.
• Cuốn sổ ướt, rách, thất lạc. Mất sổ là mất luôn tiền.

Sổ rõ ràng thì khách cũng yên tâm. Khách quen thích một tiệm mà họ biết chắc mình còn nợ bao nhiêu.

Một dòng nợ cần ghi những gì

Dù dùng sổ giấy hay app, mỗi dòng nên có:

1. Ngày (và giờ nếu được).
2. Tên khách, kèm số điện thoại hoặc đặc điểm để không nhầm hai người trùng tên.
3. Món đã lấy, càng cụ thể càng tốt: “2 thùng mì, 1 bao gạo 10 kg”.
4. Số tiền ghi nợ lần này.
5. Số còn nợ sau dòng này. Cộng dồn ngay, đừng để cuối tháng mới cộng.
6. Xác nhận của khách khi số tiền lớn: khách ký tắt, hoặc chụp lại trang sổ gửi khách.

Khi khách trả tiền, ghi một dòng riêng: ngày, số tiền trả, trả tiền mặt hay chuyển khoản, và số còn lại.

Sáu thói quen giữ sổ nợ gọn gàng

Ghi ngay, không để “lát ghi”. Khách vừa cầm hàng đi là ghi liền. Để tối mới ghi là dễ quên một nửa.

Mỗi khách một trang. Gom hết nợ của một người vào một chỗ, nhìn là biết họ đang nợ bao nhiêu, nợ từ bao giờ.

Đặt hạn mức nợ. Mỗi khách một mức tối đa, tuỳ độ quen và thói quen trả. Có hạn mức thì khi phải từ chối, bạn có lý do rõ ràng thay vì ngại ngùng.

Không tẩy, không ghi đè. Ghi nhầm thì ghi thêm một dòng điều chỉnh kèm lý do. Sổ có thể xấu hơn một chút, nhưng không ai nghi ngờ được.

Nhắc nhẹ nhàng, có số liệu. Một tin nhắn ngắn kiểu “Chào chị, tiệm xin nhắc khoản nợ 320.000 ₫ tính đến hôm nay, cảm ơn chị” dễ nghe hơn nhiều so với nhắc miệng trước mặt người khác.

Chốt sổ định kỳ. Cuối tuần hoặc cuối tháng, đọc lại số nợ của từng khách, đối chiếu với khách khi họ ghé. Số đã thống nhất thì hai bên cùng nhớ.

Sổ tay giấy và app: khác nhau ở đâu

Tiêu chí	Sổ tay giấy	App ghi nợ (như Kivo)
Cộng số nợ	Tự cộng tay, dễ sai	Tự cộng sau mỗi lần ghi
Món đã lấy	Phải chép lại	Gắn với hoá đơn bán, chạm vào là xem
Sửa số	Tẩy, gạch, khó kiểm	Chỉ ghi thêm dòng điều chỉnh, lịch sử còn nguyên
Hạn mức	Phải tự nhớ	Báo khi nợ mới vượt hạn mức
Nhắc nợ	Gọi hoặc nhắc miệng	Tin nhắn soạn sẵn, gửi Zalo / SMS
Mất sổ	Mất luôn dữ liệu	Có sao lưu ra file
Tìm khách	Lật từng trang	Gõ tên hoặc số điện thoại

Sổ giấy vẫn ổn nếu tiệm chỉ có vài khách nợ. Khi số khách nợ nhiều lên, hoặc nhiều người cùng đứng quầy, app giúp bạn đỡ phải cộng và đỡ phải nhớ.

Làm việc này trên Kivo

Sổ nợ có sẵn trong bản miễn phí của Kivo và chạy cả khi mất mạng. Xem tổng quan ở trang Sổ nợ & tiền.

1. Thêm khách quen

Vào Trang chủ → Công nợ, tab Khách nợ, bấm Thêm khách. Điền tên, Số điện thoại, Địa chỉ, Hạn mức nợ (bỏ trống nếu không giới hạn) và Ghi chú. Đang bán hàng cũng thêm được: bấm Chọn khách hàng → Khách mới.

2. Ghi nợ ngay khi bán

Ở màn Bán hàng, chọn khách trước rồi mới thanh toán. Khách lẻ không ghi nợ được, nên Kivo nhắc “Cần chọn khách hàng trước”.

Trong Thanh toán, chọn Ghi nợ. Kivo hiện ba dòng: Ghi nợ lần này, Nợ cũ và Nợ mới. Khách trả một phần bằng tiền mặt thì bật Ghi nợ phần thiếu, phần còn lại tự vào sổ. Nếu nợ mới vượt hạn mức, màn thanh toán báo cho bạn biết trước khi lưu.

Hoá đơn in ra có thể có khối Nợ cũ / Ghi nợ / Tổng nợ và mã VietQR cho phần còn nợ (nếu tiệm đã thêm tài khoản ngân hàng). Khách cầm về là biết mình nợ bao nhiêu. Bạn bật, tắt các dòng này ở Mẫu hoá đơn.

3. Xem lịch sử nợ của một khách

Chạm vào tên khách trong Công nợ. Đầu trang là số Khách đang nợ và thanh hạn mức. Bên dưới là Lịch sử: mỗi dòng ghi “Mua hàng HĐ…”, “Thu nợ (tiền mặt)”, “Trả hàng”… kèm ngày giờ và số còn lại sau dòng đó. Chạm vào dòng mua hàng để mở đúng hoá đơn, xem khách đã lấy món gì.

Danh sách khách xếp được theo Nợ nhiều nhất, Gần nhất hoặc Tên A–Z, và tìm được bằng tên hoặc số điện thoại.

4. Thu nợ

Khách trả tiền thì bấm Thu nợ. Số tiền điền sẵn bằng toàn bộ số nợ, khách trả một phần thì sửa lại. Chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản; chọn chuyển khoản thì Kivo hiện mã VietQR đúng số tiền để khách quét (cần tài khoản ngân hàng của tiệm). Khoản thu cũng vào Sổ quỹ, nên két không bị lệch.

5. Nhắc nợ

Bấm Nhắc nợ trên trang của khách. Kivo soạn sẵn tin: “Chào anh/chị …, [tên tiệm] xin nhắc khoản nợ … tính đến ngày …. Cảm ơn anh/chị!”. Bạn xem trước rồi bấm Chia sẻ (Zalo, Messenger…), hoặc Gửi SMS nếu đã lưu số điện thoại.

6. Chuyển nợ cũ từ sổ tay

Với nợ đang ghi trong sổ giấy, chủ tiệm mở trang của khách, bấm ⋯ → Điều chỉnh, chọn Tăng nợ, nhập số tiền và lý do, ví dụ “Nợ cũ từ sổ tay”. Xem thêm cách chuyển các phần khác ở bài chuyển từ sổ tay sang app.

Vì sao không ai sửa được số cũ

Trong Kivo, mỗi lần ghi nợ, thu nợ là một dòng mới. Không ai sửa được dòng cũ, chỉ ghi thêm. Số nợ của khách luôn bằng tổng các dòng trong lịch sử. Ghi nhầm thì chủ tiệm dùng Điều chỉnh, phải nhập lý do, và nhân viên không làm được việc này. Khách hỏi lại thì bạn mở lịch sử ra, từng dòng còn đó.

Khách còn nợ thì cũng không xoá được khỏi sổ. Khi đã hết nợ và xoá khách, lịch sử nợ vẫn được giữ lại.

Bắt đầu từ hôm nay

Chọn ra những khách đang nợ nhiều nhất, nhập họ vào trước. Từ lần bán kế tiếp, ghi nợ ngay trên máy, không cần chép lại vào sổ.

Tải Kivo về để dùng thử miễn phí, hoặc xem bảng giá nếu tiệm cần nhiều máy và nhiều nhân viên.