Quản lý tạp hoá bằng điện thoại: bỏ sổ tay từng bước

Quản lý tạp hoá bằng điện thoại không đòi hỏi bạn bỏ sổ tay trong một ngày. Cách êm nhất là chuyển dần: nhập danh sách hàng trước, bán trên điện thoại vài ngày cho quen tay, rồi mới đưa sổ nợ và tồn kho vào. Bài này nói rõ cần chuẩn bị gì, nên làm theo thứ tự nào, và cách làm từng bước trên Kivo.

Chuẩn bị gì trước khi chuyển

Không cần đủ hết ngay, thiếu phần nào thì bổ sung sau. Nên gom sẵn:

• Danh sách hàng: tên món, đơn vị bán (gói, chai, lon), và nếu có thì đơn vị lớn như thùng, lốc kèm số lượng quy đổi (“1 thùng = 24 lon”).
• Giá bán lẻ, và giá sỉ nếu tiệm có bán sỉ.
• Giá vốn (giá nhập). Không nhớ hết thì lấy hoá đơn nhập gần nhất.
• Số tồn của từng món tại một ngày cụ thể. Món có hạn dùng thì ghi thêm hạn của từng lô.
• Sổ nợ khách: tên, số điện thoại, số tiền còn nợ đến hôm nay.

Danh sách đang ở Excel hay phần mềm khác thì xuất ra tệp Excel. Chỉ có sổ tay cũng được: kho hàng mẫu giúp bạn khỏi gõ tên từng món.

Chuyển dần từng phần, đừng làm một lần

Làm hết trong một buổi rất dễ sai rồi nản. Đây là lịch gợi ý, co giãn theo tiệm mình:

1. Ngày đầu: đưa hàng vào máy. Chọn ngày bắt đầu dùng Kivo, nhập danh sách hàng từ tệp hoặc chọn gói hàng mẫu. Chưa có giá cũng được.
2. Tuần đầu: chỉ bán. Mọi đơn tính trên điện thoại. Sổ nợ vẫn ghi giấy như cũ. Món nào chưa có giá thì nhập giá lúc bán lần đầu.
3. Tuần thứ hai: chuyển sổ nợ. Chọn một buổi vắng khách, cộng sổ đến hôm đó, đưa số nợ từng khách vào máy. Từ hôm sau chỉ ghi nợ trên điện thoại, cất sổ giấy làm bản đối chiếu.
4. Khi đã quen: đếm tồn kho. Đếm một lượt rồi đưa số tồn vào máy. Từ đây Kivo tự trừ tồn mỗi lần bán, tự cộng mỗi lần nhập hàng.

Quan trọng nhất: mỗi việc chọn một ngày “chốt”. Trước ngày đó tin sổ cũ, từ ngày đó tin điện thoại. Đừng ghi một khoản ở cả hai nơi.

“Ngày bắt đầu dùng Kivo” và “tồn đầu kỳ” là gì

Kivo có một mốc chung cho cả tiệm gọi là Ngày bắt đầu dùng Kivo:

• Trước ngày này: số liệu lấy từ sổ cũ. Bạn có thể khai doanh thu từ đầu năm đến trước ngày bắt đầu, để sổ thuế của năm đủ số.
• Từ ngày này: Kivo tự ghi theo hoá đơn bán hàng. Hoá đơn tạo trên Kivo trước ngày này được coi là bán thử, không tính vào thuế. Vì vậy hãy chọn ngày bắt đầu là ngày bạn bán thật đầu tiên trên Kivo.

Tồn đầu kỳ là số hàng bạn có ngay lúc bắt đầu. Khi nhập tệp có cột tồn, Kivo ghi số đó vào một phiếu “Tồn đầu kỳ” đặt ngay trước ngày bắt đầu. Phiếu này không có nhà cung cấp, không trả tiền, không ghi nợ. Vì vậy nó không bị cộng vào tiền nhập hàng hay lãi lỗ, chỉ cho bạn số tồn đúng.

Món có hạn dùng thì mỗi hạn là một lô. Kivo bán lô gần hết hạn trước và nhắc món sắp hết hạn ngay từ ngày đầu.

Món đã bán trên Kivo rồi mới nhập tệp thì không có phiếu tồn đầu kỳ. Kivo hiện kiểu “Đang có 20 → 35” và đặt lại tồn theo tệp.

Nhập danh sách hàng từ Excel hoặc CSV

Kivo đọc tệp .xlsx và .csv. Tệp .xls đời cũ thì mở bằng Excel, lưu lại thành .xlsx trước. Tệp chỉ được đọc ngay trên máy, không gửi đi đâu.

Các cột Kivo nhận ra: Tên hàng, Đơn vị tính, Quy đổi, Giá bán, Giá sỉ, Giá vốn, Tồn kho, Mã vạch, Nhóm hàng, Hạn sử dụng. Tên cột trong tệp không cần giống hệt. Kivo tự đoán, cột nào đoán sai thì bạn chọn lại.

Trước khi ghi, Kivo cho xem lại: món mới thì Tạo mới, món trùng mã vạch hoặc trùng tên với món đang có thì Cập nhật, hoặc bạn chọn Bỏ qua. Dòng lỗi được ghi rõ lý do bằng tiếng Việt. Khi bấm Nhập, Kivo ghi tất cả một lần. Trục trặc giữa chừng thì không ghi gì, không lo nửa vời.

Mẹo: chưa biết tệp nên trông ra sao thì thêm vài món, bấm Xuất Excel ở Kho, điền tiếp vào tệp đó trên máy tính rồi nhập lại.

Không có tệp? Dùng gói hàng mẫu

Kivo có kho hàng mẫu hơn 20.000 món, sẵn tên, mã vạch và đơn vị. Từ đó có các gói mẫu theo nhóm hàng như mì gói, nước ngọt, gia vị, và các bộ gợi ý gồm nhiều gói. Bạn chọn gói, bấm “Xem món” để bỏ món tiệm không bán, rồi nhập một lần. Món đã có trong cửa hàng tự bỏ qua.

Gói mẫu không có giá. Món nhập vào ghi “Chưa có giá”. Lần đầu bán, Kivo hỏi giá. Chủ tiệm để nguyên ô “Lưu làm giá bán” thì giá được lưu vào món, lần sau không hỏi nữa.

Hàng không có mã vạch

Hàng chia lẻ, hàng nhà làm thường không có mã. Bạn vẫn tìm theo tên để bán. Muốn quét thì để Kivo tạo mã của tiệm: mã 13 số bắt đầu bằng 20, không trùng mã nào đang có. Sau đó in tem dán trên giấy decal A4, hoặc in bảng quét nhanh để ở quầy, quét thẳng từ tờ giấy.

Món mới có bao bì thì dùng “Thêm hàng bằng ảnh”: chụp gói hàng, Kivo đọc tên và quy cách giúp bạn.

Đưa sổ nợ khách vào máy

Hiện tại nợ cũ được nhập từng khách một (các bước ở cuối bài). Mỗi khoản là một dòng riêng, không sửa lịch sử, nên về sau vẫn biết số nợ ban đầu từ đâu ra. Cách ghi nợ hằng ngày, xem thêm cách ghi sổ nợ khách quen.

Danh sách kiểm tra

• Đã chọn Ngày bắt đầu dùng Kivo.
• Danh sách hàng đã vào máy (từ tệp hoặc gói mẫu).
• Món bán chạy đã có giá bán.
• Món không mã vạch đã có tem hoặc bảng quét.
• Đã đếm tồn và nhập vào máy.
• Nợ của từng khách đã khớp với sổ giấy.
• Cả nhà và người phụ bán đều biết từ ngày nào chỉ ghi trên máy.

Làm việc này trên Kivo

Chọn ngày bắt đầu và nhập hàng từ tệp (chủ tiệm):

1. Mở Cài đặt (trên điện thoại: Khác → Cài đặt), chọn Chuyển dữ liệu từ sổ cũ.
2. Chạm Ngày bắt đầu dùng Kivo và chọn ngày.
3. Chạm Hàng hoá & tồn kho và chọn tệp. Kivo hiện các cột đã đoán kèm phần xem trước; cột nào sai thì chọn lại.
4. Xem lại món Tạo mới, Cập nhật, Bỏ qua, rồi bấm Nhập … món.

Ở Kho, nút ⋯ → Nhập Excel cũng mở đúng màn này.

Thêm hàng từ gói mẫu: khi tạo cửa hàng, bước “Thêm sẵn hàng cho cửa hàng” cho chọn gói ngay. Làm sau thì vào Kho, bấm Nhập nhanh từ gói mẫu khi Kho còn trống, hoặc ⋯ → Thêm từ kho hàng mẫu → Nhập nhanh theo gói mẫu.

Tạo mã và in tem: ở Kho, bấm ⋯ → In tem mã vạch, chọn món, Kivo tạo mã cho món chưa có rồi xuất tệp PDF để in. Từng món thì bấm Tạo mã ở ô mã vạch.

Nhập nợ cũ:

1. Mở Công nợ, bấm Thêm khách, điền tên và số điện thoại.
2. Mở khách vừa thêm, bấm ⋯ → Điều chỉnh.
3. Chọn Tăng nợ, nhập số tiền, ghi lý do “Nợ cũ từ sổ tay”, bấm Lưu.

Xem thêm về kho hàng và sổ nợ của Kivo, hoặc tải Kivo về máy để bắt đầu.