Quản lý hạn sử dụng hàng hoá: FEFO, kiểm hạn, xả hàng cận hạn

Quản lý hạn sử dụng hàng hoá là ghi lại hạn dùng của từng lô khi nhập, bán lô hết hạn sớm trước (FEFO), kiểm hạn theo một lịch cố định và xử lý hàng cận hạn trước khi phải bỏ đi. Làm bằng trí nhớ thì dễ sót; ghi hạn dùng theo lô trong app thì máy nhắc thay bạn món nào cần để ý.

Bài này dành cho chủ tiệm tạp hoá bán sữa, bánh kẹo, đồ uống, gia vị và muốn bớt hàng hết hạn phải bỏ.

Vì sao cần quản lý hạn sử dụng hàng hoá

Hàng hết hạn là khoản lỗ khó thấy nhất của tiệm tạp hoá, vì nó không hiện ra ở quầy mà nằm im trên kệ:

• Hàng hết hạn là tiền vốn mất trắng. Tiền nhập đã trả, hàng không bán được, nhiều khi cũng không trả lại được cho nhà cung cấp.
• Một món có nhiều lô cùng lúc. Thùng sữa nhập tuần trước và thùng nhập hôm nay có hạn khác nhau, nhưng trên kệ trông y hệt.
• Hàng mới hay bị xếp ra trước. Người xếp kệ đặt hàng mới ở phía ngoài cho tiện, lô cũ bị đẩy vào trong và hết hạn ở đó.
• Không ai nhớ nổi hạn của vài trăm món. Kiểm hạn kiểu thấy đâu xem đó thì luôn có món bị sót.
• Phát hiện muộn thì hết đường xoay. Còn vài tuần thì giảm giá vẫn bán được; còn một hai ngày thì gần như chỉ còn cách bỏ.
• Bán nhầm hàng quá hạn làm mất khách. Một lần khách mua phải hộp sữa quá hạn là uy tín của tiệm bị ảnh hưởng.

Giải pháp: FEFO, xếp kệ đúng và kiểm hạn theo lịch

Các nguyên tắc dưới đây dùng được cho mọi tiệm, kể cả khi bạn vẫn ghi sổ tay.

FIFO và FEFO khác nhau thế nào

	FIFO: nhập trước, bán trước	FEFO: hết hạn trước, bán trước
Xếp theo	Ngày nhập	Hạn sử dụng
Hợp với	Hàng hạn dài: bột giặt, đồ gia dụng	Hàng hạn ngắn: sữa, sữa chua, bánh mì, xúc xích
Cần biết	Lô nào nhập trước	Hạn dùng của từng lô
Chỗ hở	Lô nhập sau mà hạn ngắn hơn vẫn nằm chờ	Phải ghi hạn khi nhập

Phần lớn thời gian hai cách cho cùng kết quả, vì lô nhập trước thường hết hạn trước. Chúng khác nhau khi đại lý giao một lô có hạn ngắn hơn lô bạn đang có. Lúc đó, bán theo ngày nhập sẽ để lô hạn ngắn nằm lại. Với hàng có hạn dùng, hãy theo FEFO.

Xếp kệ để hàng cũ ra trước

Kéo hàng cũ ra ngoài, đặt hàng mới vào trong. Khi châm hàng lên kệ, dồn lô cũ ra phía trước rồi mới xếp lô mới ở phía sau hoặc phía dưới.

Không mở thùng mới khi thùng cũ còn. Bán hết thùng có hạn sớm hơn rồi mới khui thùng kế tiếp.

Ghi hạn to lên mặt thùng. Hạn in trên bao bì thường nhỏ và khó đọc. Viết lại bằng bút lông lên mặt thùng giúp người xếp kệ nhìn là biết.

Hàng hạn ngắn để ở tầm mắt. Trong tủ mát, đặt sữa chua, sữa tươi ở chỗ dễ thấy và dễ lấy nhất.

Kiểm hạn theo lịch cố định

Chia theo độ dài hạn. Hàng hạn ngắn như sữa chua, bánh mì đóng gói cần xem thường xuyên, vài ngày một lần. Hàng hạn dài thì mỗi tuần kiểm một nhóm kệ, xoay vòng cho hết tiệm.

Chỉ cần xem lô cũ nhất. Nếu kệ đã xếp đúng, lô ở ngoài cùng là lô hết hạn sớm nhất. Lô đó còn ổn thì phía sau cũng ổn.

Chọn mốc báo trước hợp với hàng. Hàng hạn ngắn cần mốc ngắn, hàng hạn dài cần mốc dài hơn để còn kịp giảm giá hay đổi trả.

Xử lý hàng cận hạn

Đưa ra chỗ dễ thấy. Bày gần quầy tính tiền, có bảng ghi giá giảm.

Giảm giá hoặc mua kèm từ sớm. Còn đủ ngày thì giảm nhẹ hoặc làm mua X tặng Y là bán được; để sát hạn mới giảm thì phải giảm sâu.

Hỏi chính sách đổi hàng của nhà cung cấp. Một số đại lý nhận đổi hàng cận hạn. Hỏi trước khi lấy hàng để biết lô nào trả lại được.

Hàng đã quá hạn thì rút ngay. Không bán, không để lẫn trên kệ, và ghi giảm tồn để sổ kho đúng với hàng thật.

Nhập ít lại món hay bị cận hạn. Món nào lần nào cũng phải xả thì lần nhập sau lấy ít hơn hoặc lấy thưa hơn.

Các bước làm trên Kivo

Lô và hạn dùng, bán theo FEFO, nhắc hàng sắp hết hạn và tạo khuyến mãi đều có trong bản miễn phí của Kivo. Gợi ý khuyến mãi bằng AI và Chụp hoá đơn thuộc Gói Pro. Xem tổng quan ở trang Kho hàng.

Bước 1. Chọn số ngày báo trước khi hết hạn

Vào Cài đặt → Bán hàng, tìm mục Báo trước khi hết hạn và chọn một mức: 7 ngày, 15 ngày, 30 ngày, 60 ngày hoặc 90 ngày (mặc định 30 ngày). Lô hàng còn ít ngày hơn mức này được báo Sắp hết hạn ở Trang chủ và Kho. Chỉ chủ tiệm mở được Cài đặt.

Tiệm bán nhiều hàng hạn ngắn có thể chọn mức ngắn để danh sách nhắc không quá dài; tiệm cần nhiều thời gian để đổi trả với đại lý thì chọn mức dài hơn.

Bước 2. Đưa hàng tồn có hạn dùng vào lúc bắt đầu

Nếu bạn chuyển từ sổ cũ hay từ phần mềm khác, chủ tiệm vào Cài đặt → Chuyển dữ liệu từ sổ cũ → Hàng hoá & tồn kho (dòng ghi «Nhập từ tệp Excel / CSV — đơn vị quy đổi, lô và hạn dùng»). Tệp có một cột hạn dùng, đặt tên như HSD, Hạn sử dụng, Hạn dùng hay Ngày hết hạn, là Kivo nhận ra. Mỗi dòng có hạn trở thành một lô của phiếu tồn đầu kỳ, ghi ở Ngày bắt đầu dùng Kivo bạn chọn trên cùng trang đó.

Lô đã quá hạn trong tệp được cảnh báo «Lô đã hết hạn» kèm số dòng để bạn xem lại. Món đã có phát sinh kho trên Kivo thì hạn dùng trong tệp bị bỏ qua. Xem cách chuyển cả sổ ở bài quản lý tạp hoá bằng điện thoại.

Tồn bạn gõ vào ô Có sẵn khi thêm một món mới thì không có hạn dùng: trong Kivo, phần này hiện ở dòng «Không theo lô».

Bước 3. Ghi HSD mỗi lần nhập hàng

Mở Nhập hàng → Tạo phiếu nhập, chọn nhà cung cấp, rồi quét mã hoặc tìm từng món. Mỗi dòng hàng có nút Thêm HSD: bấm vào, chọn ngày trên lịch hoặc gõ theo dạng ngày/tháng/năm. Nút đổi thành HSD kèm ngày đã chọn; bấm dấu ✕ bên cạnh (Bỏ HSD) nếu chọn nhầm. Bấm Lưu phiếu nhập để ghi.

Mỗi dòng phiếu nhập là một lô. Cùng một món nhập ba lần với ba hạn khác nhau thì Kivo giữ ba lô riêng, mỗi lô có số lượng còn lại của nó.

Có hai cách nhanh hơn. Với Gói Pro, nút Chụp hoá đơn ở đầu phiếu cho AI đọc hoá đơn thành phiếu nháp, đọc cả HSD nếu hoá đơn có ghi; HSD đọc sai được báo «HSD trên hoá đơn không hợp lệ, hãy nhập lại». Còn khi chỉ nhập thêm một món, chạm số tồn ở Kho hoặc bấm Nhập thêm ở màn Sửa hàng: điền Giá nhập thì lượt nhập được lưu thành phiếu nhập và nút Thêm HSD hiện ra. Nhập thêm không có giá nhập thì không tạo lô, hàng đó tính vào phần «Không theo lô».

Bước 4. Bán hàng, Kivo tự trừ lô gần hết hạn trước

Lúc bán bạn không phải chọn lô. Kivo trừ tồn vào lô có HSD sớm nhất trước, lô không có HSD trừ sau cùng, hai lô cùng hạn thì lô nhập trước được trừ trước. Một dòng bán lớn có thể lấy từ nhiều lô. Khách trả hàng thì số hàng trả được hoàn về đúng lô đã bán ra.

Thứ tự này cũng áp dụng khi bạn đếm lại tồn giảm hay kiểm kho bị thiếu. Sổ trên máy đi theo FEFO, nên trên kệ bạn cũng xếp hàng theo FEFO như phần trên để hàng thật đi cùng thứ tự với sổ.

Bước 5. Xem lô và hạn dùng của từng món

Ở Kho, mở một món để vào màn Sửa hàng. Thẻ Tồn kho trên cùng có phần Lô & hạn dùng: mỗi lô ghi HSD, số còn lại, ngày nhập và mã phiếu nhập (lô từ bước 2 ghi «Tồn đầu kỳ»). Dưới mỗi lô là nhãn Còn N ngày, Hết hạn hôm nay hoặc Đã hết hạn; nhãn vàng là lô đã vào mốc báo trước.

Phần này hiện hai lô sẽ bán trước. Món có nhiều lô hơn thì bấm Xem tất cả (n) để mở danh sách đủ, xếp theo thứ tự lô hết hạn sớm bán trước. Nhân viên không sửa hàng vẫn xem được phần này ở màn Thông tin hàng.

Bước 6. Theo dõi món sắp hết hạn ở Trang chủ và Kho

Ở Trang chủ, mục Cần để ý hiện số món cần xử lý, ví dụ «3 mặt hàng sắp hết hạn trong 30 ngày» hay «1 mặt hàng đã hết hạn». Chạm vào là mở Kho với danh sách đã lọc sẵn. Không có lô nào cần để ý thì mục này không hiện.

Ở Kho, khi có món cần để ý, hàng chip lọc có thêm Đã hết hạn (món còn tồn trong lô đã quá hạn) và Sắp hết hạn (món có lô hết hạn trong số ngày báo trước). Trong danh sách, mỗi món như vậy mang nhãn Có lô hết hạn hoặc Sắp hết hạn. Dùng danh sách này làm phiếu đi kiểm kệ: chỉ cần ra đúng các món đó, xem lô ngoài cùng.

Bước 7. Rút hàng quá hạn và trừ tồn

Món có lô Đã hết hạn: rút hết hàng của lô đó khỏi kệ. Sau đó chạm số tồn của món ở Kho (hoặc bấm Đếm lại ở thẻ Tồn kho trong Sửa hàng), chọn Đếm lại, nhập số còn lại thật sự và ghi Lý do (tuỳ chọn), ví dụ «Hàng hết hạn». Phần giảm được trừ vào lô hết hạn sớm nhất trước, tức là đúng lô bạn vừa rút ra.

Làm vậy thì tồn trên máy khớp với kệ, và lô quá hạn không còn hiện trong phần nhắc nữa.

Bước 8. Xả hàng cận hạn bằng khuyến mãi

Mở Khuyến mãi (có lối tắt ở Trang chủ) → Tạo khuyến mãi. Ở Loại khuyến mãi, chọn Giảm giá món hoặc Mua X tặng Y, chọn món cần xả, đặt mức giảm và Thời gian, rồi để công tắc Bật chương trình ở trạng thái bật: máy bán hàng tự áp khi đủ điều kiện. Tạo khuyến mãi là miễn phí; chỉ chủ tiệm tạo và sửa được, nhân viên vẫn xem được danh sách.

Khuyến mãi áp cho cả món, không riêng một lô. Vì vậy hãy đặt ngày kết thúc không muộn hơn HSD của lô cần xả, và tắt chương trình khi lô đó đã hết.

Với Gói Pro, bấm Gợi ý bằng AI ở góc trên màn Khuyến mãi. AI xếp ưu tiên các lô sắp hết hạn trong số ngày báo trước, rồi đề xuất tên chương trình, mức giảm, thời gian, lý do và điều kỳ vọng. Gợi ý thường không cho bán dưới giá vốn; riêng hàng cận hạn thì có thể, và Kivo gắn cảnh báo đỏ Bán dưới giá vốn — hàng cận hạn để bạn cân nhắc. Bấm Xem & lưu để mở bản nháp, sửa nếu cần rồi lưu. Tính năng này cần mạng, cần đăng nhập đồng bộ và chỉ gửi số liệu tổng hợp của cửa hàng, không có thông tin khách hàng.

Kết quả

• Mỗi lô hàng có hạn dùng ghi lại ngay lúc nhập, xem lại được ở từng món.
• Sổ kho trừ lô gần hết hạn trước, cùng thứ tự với cách xếp kệ FEFO.
• Biết món nào sắp hết hạn hay đã hết hạn ngay ở Trang chủ và Kho, theo số ngày báo trước tiệm tự chọn.
• Hàng cận hạn được xả bằng khuyến mãi khi còn đủ ngày; hàng quá hạn được rút khỏi kệ và trừ đúng lô.

Bắt đầu từ hôm nay: chọn số ngày báo trước trong Cài đặt, rồi từ phiếu nhập kế tiếp bấm Thêm HSD cho các món sữa, bánh và đồ uống. Sau vài lần nhập, mục Cần để ý ở Trang chủ đã cho bạn danh sách kiểm kệ mỗi tuần.

Tải Kivo về để dùng miễn phí, xem bảng giá nếu cần Gói Pro.