Cách tính lãi lỗ tạp hoá: lãi gộp, lãi ròng và giá vốn

Cách tính lãi lỗ tạp hoá gồm hai bước: lấy doanh thu trừ giá vốn hàng bán ra lãi gộp, rồi lấy lãi gộp trừ chi phí (điện, nước, mặt bằng, lương) và hàng hư hỏng, mất mát ra lãi ròng. Lãi ròng mới là số tiền tiệm thật sự làm ra. Doanh thu cao chưa chắc đã có lãi.

Bài này dành cho chủ tiệm tạp hoá thấy két ngày nào cũng có tiền nhưng cuối tháng không biết mình lời hay lỗ, lời bao nhiêu.

Vấn đề khi tính lãi lỗ tạp hoá bằng cảm giác

Nhiều tiệm tính lãi theo kiểu «tiền trong két trừ tiền nhập hàng». Cách này hay sai ở mấy chỗ:

• Lẫn doanh thu với lãi. Bán được 3 triệu một ngày không có nghĩa là lời 3 triệu: phần lớn số đó là tiền vốn phải quay lại nhập hàng.
• Không nhớ giá nhập từng món. Giá nhập đổi theo từng đợt, từng mối hàng, nên ước lợi nhuận theo trí nhớ thường lệch.
• Tiền nhập hàng một lần, bán dần nhiều tuần. Tháng nào nhập nhiều thì tưởng lỗ, tháng nào nhập ít thì tưởng lời, dù tiệm bán y như nhau.
• Quên chi phí lặt vặt. Tiền điện, tiền nước, bao nilon, lương người phụ bán không được trừ đủ.
• Hàng hư, hết hạn, thất thoát không được tính. Món vứt đi là tiền vốn mất, nhưng không ai ghi lại.
• Bán chịu làm rối thêm. Khách mua ghi nợ thì doanh thu đã có mà tiền chưa về két.

Giải pháp: tách doanh thu, lãi gộp và lãi ròng

Ba con số cần phân biệt

Con số	Cách tính	Trả lời câu hỏi
Doanh thu	Tiền bán hàng, trừ hàng khách trả lại	Tiệm bán được bao nhiêu?
Lãi gộp	Doanh thu − giá vốn hàng bán	Bán hàng lời bao nhiêu, chưa tính chi phí?
Lãi ròng	Lãi gộp − chi phí − hao hụt kho + thu khác	Tiệm thật sự làm ra bao nhiêu?

Biên lãi gộp = lãi gộp ÷ doanh thu. Con số này cho biết mỗi 100.000 ₫ bán ra còn lại bao nhiêu sau khi trừ tiền vốn hàng. Biên lãi ròng tính tương tự với lãi ròng.

Giá vốn hàng bán là gì

Giá vốn hàng bán là tiền vốn của đúng những món đã bán ra trong kỳ, không phải tổng tiền nhập hàng trong kỳ. Nhập 10 thùng mà mới bán 4 thùng thì chỉ 4 thùng được tính vào giá vốn; 6 thùng còn lại vẫn là hàng tồn, tức vẫn là tiền của tiệm nằm trên kệ.

Giá vốn của một món nên quy về đơn vị bán lẻ nhỏ nhất và tính cả chiết khấu nhà cung cấp. Ví dụ (số giả định): thùng 24 lon nhập 240.000 ₫ thì giá vốn mỗi lon là 10.000 ₫; bán 12.000 ₫ một lon thì lãi gộp 2.000 ₫ mỗi lon.

Khi giá nhập thay đổi giữa các đợt, có ba cách tính giá vốn thường gặp:

Cách	Giá vốn của món bán ra	Ghi chú
Theo lô (nhập trước bán trước)	Giá của lô mà món đó lấy ra	Sát nhất, nhưng phải theo dõi từng lô
Bình quân	Giá trung bình của hàng đang tồn	Phải tính lại sau mỗi lần nhập
Giá nhập gần nhất	Giá của lần nhập mới nhất	Đơn giản, hợp với tiệm nhập hàng thường xuyên

Với tạp hoá quay vòng nhanh, ba cách thường cho kết quả gần nhau. Chênh lệch lớn chỉ xảy ra khi giá nhập tăng, giảm mạnh mà hàng cũ còn tồn nhiều.

Khoản nào là chi phí, khoản nào không

• Là chi phí: tiền điện, tiền nước, tiền thuê nhà, lương người làm, đồ dùng cho tiệm (bao nilon, giấy in hoá đơn), các khoản chi khác cho việc buôn bán.
• Không phải chi phí: tiền nhập hàng (đã nằm trong giá vốn), tiền trả nợ nhà cung cấp (đó là trả cho hàng đã nhập), tiền khách nợ chưa trả.
• Hao hụt kho là hàng hư, hết hạn, vỡ, mất. Tính theo giá vốn và trừ vào lãi. Ngược lại, kiểm kho thấy thừa hàng thì phần thừa được cộng lại.
• Thuế đã nộp trừ vào lãi ròng nếu bạn muốn xem lãi sau thuế. Thuế hộ kinh doanh từ 2026 xem ở bài thuế hộ kinh doanh 2026.

Ví dụ tính tay một tháng (số giả định)

Một tiệm trong tháng:

• Doanh thu thuần: 90.000.000 ₫
• Giá vốn hàng bán: 72.000.000 ₫
• Lãi gộp: 90.000.000 − 72.000.000 = 18.000.000 ₫ (biên lãi gộp 20%)
• Chi phí: tiền điện 1.200.000 ₫, tiền nhà 4.000.000 ₫, lương 5.000.000 ₫, mua đồ dùng 300.000 ₫, cộng 10.500.000 ₫
• Hao hụt kho (sữa hết hạn, trứng vỡ): 500.000 ₫
• Lãi ròng: 18.000.000 − 10.500.000 − 500.000 = 7.000.000 ₫ (biên lãi ròng khoảng 7,8%)

Doanh thu 90 triệu nghe lớn, nhưng tiền tiệm thật sự làm ra trong tháng là 7 triệu. Nếu tháng đó tiệm nhập hàng 80 triệu mà lấy doanh thu trừ tiền nhập hàng, bạn sẽ tưởng chỉ lời 10 triệu trước chi phí, hoặc tưởng lỗ nếu nhập dồn hàng Tết.

Lãi khác tiền trong két

Lãi ròng là con số kinh doanh, tiền trong két là con số tiền mặt. Hai số này khác nhau vì khách mua chịu, tiền nhập hàng trả trước, khách chuyển khoản vào tài khoản. Muốn két khớp sổ mỗi tối, xem bài quản lý tiền két cuối ngày.

Các bước làm trên Kivo

Báo cáo Lãi lỗ có trong bản miễn phí cho 7 ngày gần nhất; xem cả tháng, cả năm và xu hướng 12 tháng cần Gói Pro. Báo cáo, sổ quỹ và giá vốn chỉ chủ cửa hàng xem được, nhân viên không thấy. Xem tổng quan ở trang Báo cáo & thuế.

Bước 1. Điền giá vốn cho từng món

Lãi chỉ đúng khi giá vốn đúng. Mở món ở Kho, vào Sửa hàng, điền ô Giá vốn (theo đơn vị cơ bản, ví dụ theo lon). Từ đó, mỗi lần bạn lưu phiếu nhập ở Nhập hàng, Kivo tự đặt giá vốn bằng giá của lần nhập gần nhất, đã trừ chiết khấu nhà cung cấp, quy về đơn vị cơ bản.

Khi bán, Kivo ghi giá vốn lúc đó vào từng dòng của đơn. Vì vậy đổi giá vốn hôm nay không làm thay đổi lãi của các đơn đã bán hôm qua. Món chưa có giá vốn được tính giá vốn bằng 0, nên lãi của món đó sẽ bị cao hơn thực tế: hãy điền cho các món bán chạy trước.

Bước 2. Ghi chi phí ở Sổ quỹ

Mở Sổ quỹ, bấm Thu/Chi, chọn Phiếu chi, chọn Loại (Tiền điện, Tiền nước, Tiền nhà, Lương, Mua đồ dùng, Khác), nhập Số tiền, chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản, thêm ghi chú nếu cần rồi bấm Lưu. Mỗi phiếu chi đi vào dòng Chi phí hoạt động của báo cáo Lãi lỗ, chia theo từng loại. Khoản thu ngoài bán hàng thì ghi Phiếu thu, nó vào dòng Thu khác.

Hai điều cần tránh để không trừ hai lần:

• Không ghi phiếu chi cho tiền nhập hàng. Phiếu nhập ở Nhập hàng đã ghi tiền ra; tiền hàng đi vào lãi lỗ qua giá vốn khi bán.
• Không ghi phiếu chi cho thuế đã đánh dấu nộp ở Thuế & sổ sách. Kivo đã lấy khoản đó vào dòng Thuế đã nộp.

Ghi nhầm thì huỷ phiếu: phiếu cũ hiện gạch ngang kèm Đã huỷ, và số tiền được trừ lại khỏi chi phí.

Bước 3. Ghi hàng hư, hàng mất vào kho

Hàng hư, hết hạn, vỡ phải được trừ khỏi tồn kho thì mới thành Hao hụt kho trong báo cáo. Ở Kho, chạm số tồn của món để mở Cập nhật tồn, chọn Đếm lại và nhập số còn thực tế. Khi kiểm cả kệ hay cả kho, dùng Kiểm kho (xem bài cách kiểm kho tạp hoá).

Kivo tính phần hụt theo giá vốn: theo giá của lô hàng nếu phần đó thuộc một lô, không thì theo giá vốn hiện tại của món. Đếm ra nhiều hơn số trên máy thì phần dư vào dòng Thừa kho và được cộng lại. Tồn đầu kỳ, tồn nhập từ Excel và Nhập thêm ở Cập nhật tồn không bị tính là thừa kho.

Bước 4. Xem doanh thu và lợi nhuận gộp

Mở Báo cáo: trên điện thoại từ lối vào ở Trang chủ hoặc bảng Khác, trên máy tính ở thanh bên. Tab Doanh thu cho biểu đồ doanh thu và Lợi nhuận gộp theo giờ (một ngày) hoặc theo ngày; bật So kỳ trước để thấy đường mờ của kỳ trước. Bên dưới là Tổng doanh thu, số hoá đơn, Lợi nhuận gộp và Biên lợi nhuận; doanh thu, số hoá đơn và lợi nhuận gộp có kèm mức tăng giảm so với kỳ trước.

Bước 5. Đọc báo cáo Lãi lỗ

Chọn tab Lãi lỗ. Biểu đồ Từ doanh thu đến lãi ròng đi từ cột Doanh thu, trừ dần Giá vốn, Chi phí, Hao hụt kho, Thuế (màu đỏ), cộng Thừa kho, Thu khác (màu xanh lá), tới cột Lãi ròng. Bảng bên dưới có đủ các dòng:

• Doanh thu thuần: tiền bán trừ hàng khách trả lại, bỏ các đơn đã huỷ. Đơn ghi nợ vẫn tính vào doanh thu ngay lúc bán.
• Giá vốn hàng bán và Lợi nhuận gộp, kèm Biên lợi nhuận gộp.
• Chi phí hoạt động, chia theo từng loại phiếu chi.
• Hao hụt kho, Thừa kho, Thu khác, Thuế đã nộp (chỉ hiện khi có số).
• Lãi ròng, kèm Biên lãi ròng. Lãi ròng âm hiện màu đỏ có dấu trừ.

Mỗi dòng có mức tăng giảm so với kỳ trước; trên máy tính có thêm cột Kỳ trước. Nếu kỳ có chiết khấu nhà cung cấp, cuối bảng ghi số tiền chiết khấu và nhắc rằng khoản đó đã trừ vào giá vốn, không cộng thêm vào lãi.

Bước 6. Chọn kỳ và so với kỳ trước

Chọn kỳ bằng các nút Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày, Tháng này, Tháng trước, hoặc chạm thanh ngày để Chọn khoảng ngày. Kỳ trước được chọn tự động: Hôm nay so với hôm qua đến cùng giờ, Tháng này so với cùng số ngày của tháng trước, 7 ngày so với 7 ngày liền trước.

Bản miễn phí xem được các kỳ bắt đầu trong 7 ngày gần nhất (Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày). Chọn kỳ xa hơn thì Kivo hiện Xem quá 7 ngày cần Gói Pro. Với Gói Pro, bạn xem được cả tháng, cả năm và biểu đồ Xu hướng 12 tháng (doanh thu và lợi nhuận gộp của 12 tháng gần nhất).

Cũng ở tab Doanh thu, khung Cơ cấu doanh thu → Danh mục cho biết doanh thu, lợi nhuận và biên của từng nhóm hàng: nhóm nào bán nhiều mà lãi mỏng sẽ lộ ra ngay. Khi kỳ đã qua ít nhất 7 ngày, bảng Giờ bán đông cho doanh thu trung bình theo từng giờ và từng thứ trong tuần.

Bước 7. Xem hàng bán chạy

Tab Hàng hoá có Top 10 hàng bán chạy, xếp theo Số lượng hoặc Doanh thu, cùng khung Hàng sắp hết / hết hàng có nút Tạo phiếu nhập. Món bán chạy mà biên mỏng là chỗ nên xem lại giá bán hoặc tìm mối nhập rẻ hơn.

Bước 8. Hỏi Trợ lý AI (Gói Pro)

Mở Trợ lý AI (bảng Khác trên điện thoại, thanh bên trên máy tính) và hỏi bằng tiếng Việt, ví dụ chạm câu gợi ý «Hôm nay bán được bao nhiêu, lãi bao nhiêu?» hay «Tháng này cửa hàng chi những khoản gì?». Trợ lý xem số liệu bán hàng, tồn kho, công nợ và sổ quỹ trên máy để trả lời. Tính năng này cần Gói Pro, cần mạng và chỉ chủ cửa hàng dùng được.

Kết quả

• Bạn biết rõ tiệm bán được bao nhiêu, lãi gộp bao nhiêu và lãi ròng thật sự bao nhiêu trong từng kỳ.
• Giá vốn ghi theo từng đơn, chi phí ghi theo từng loại, hàng hư được trừ vào lãi thay vì bị bỏ quên.
• Tự tính được lãi lỗ bằng tay khi cần, và hiểu vì sao lãi khác tiền trong két.
• So được kỳ này với kỳ trước, thấy nhóm hàng nào lãi mỏng, món nào bán chạy để quyết định giá và nhập hàng.

Bắt đầu từ hôm nay: điền giá vốn cho hai ba chục món bán chạy nhất và ghi phiếu chi tiền điện, tiền nhà tháng này vào Sổ quỹ. Sau 7 ngày bán, tab Lãi lỗ đã cho bạn con số lãi ròng đầu tiên.

Tải Kivo về để dùng miễn phí. Muốn xem lãi lỗ cả tháng, cả năm, xem bảng giá của Gói Pro.