Quản lý tiền két cuối ngày: đếm, chốt sổ, xử lý thừa thiếu

Quản lý tiền két cuối ngày là so số tiền mặt thật sự có trong két với số tiền mặt lẽ ra phải có, sau khi đã cộng mọi khoản bán, thu nợ và trừ mọi khoản chi trong ngày. Muốn hai con số đó khớp, tiệm cần ghi đủ từng khoản ra vào, tách riêng tiền mặt với chuyển khoản, rồi đếm và chốt vào một giờ cố định mỗi tối.

Bài này dành cho chủ tiệm tạp hoá hay thấy két lệch mà không biết lệch từ đâu, hoặc muốn giao quầy cho người nhà, nhân viên mà vẫn nắm được tiền.

Vì sao tiền két cuối ngày hay bị lệch

Két lệch hiếm khi do một khoản lớn. Thường là nhiều khoản nhỏ không ai ghi:

• Thối nhầm lúc đông khách: đưa nhầm tờ 50.000 ₫ thành 20.000 ₫, hoặc thối dư vì tính nhẩm.
• Lấy tiền két chi mà không ghi: trả tiền nước đá, tiền ship, mua bao nilon, đưa tiền cho người giao hàng.
• Lẫn tiền nhà với tiền tiệm: rút tiền két đi chợ, đóng học cho con, rồi bỏ tiền nhà vào thối cho khách.
• Chuyển khoản tưởng là tiền mặt: khách chuyển khoản nhưng đơn lại ghi tiền mặt, cuối ngày sổ chờ một khoản tiền mặt không hề có trong két.
• Khách chuyển thừa, trả lại tiền mặt: tiền vào tài khoản nhiều hơn đơn, phần dư lấy từ két ra trả mà không ghi.
• Nhiều người đứng quầy: ai cũng mở két, không ai biết khoản nào do ai lấy.

Mỗi khoản như vậy chỉ vài chục nghìn, nhưng cộng lại qua nhiều ngày thì không ai còn nhớ tiền đã đi đâu.

Giải pháp: năm thói quen giữ két khớp sổ

Những thói quen dưới đây dùng được cả khi bạn ghi sổ tay hay dùng phần mềm nào khác.

Để một khoản tiền lẻ cố định trong két

Mỗi tối để lại một khoản tiền lẻ quen thuộc để sáng mai có tiền thối, phần còn lại cất đi. Khoản để lại luôn giống nhau thì sáng ra chỉ cần liếc là biết két có bị đụng tới qua đêm hay không.

Ghi mọi khoản chi ngay lúc lấy tiền

Lấy tiền két ra là ghi ngay, kể cả 5.000 ₫ tiền gửi xe. Đợi cuối ngày mới nhớ lại thì luôn sót. Chủ tiệm rút tiền két mang về nhà cũng là một khoản chi của két, cần ghi như mọi khoản khác.

Tách tiền mặt và chuyển khoản

Tiền chuyển khoản nằm trong tài khoản ngân hàng, không nằm trong két. Khi đếm két chỉ so với phần tiền mặt. Mỗi đơn phải ghi đúng khách trả bằng gì, đơn trả một phần tiền mặt một phần chuyển khoản thì ghi tách đôi.

Tình huống	Ghi thế nào
Lấy tiền két trả tiền điện, tiền nước	Khoản chi, tiền mặt
Chủ rút tiền két mang về nhà	Khoản chi, tiền mặt, ghi chú lý do
Mang tiền lẻ từ nhà bỏ vào két	Khoản thu, tiền mặt
Khách chuyển khoản trả tiền hàng	Thu chuyển khoản, không tính vào két
Khách chuyển thừa, thối lại bằng tiền mặt	Chuyển khoản tăng, tiền mặt trong két giảm đúng phần thối

Đếm và chốt vào một giờ cố định

Chọn một giờ vắng khách, ví dụ trước khi đóng cửa. Đếm theo từng mệnh giá, từ tờ lớn tới tờ nhỏ, rồi so với số tiền sổ nói phải có. Đếm vội lúc còn khách thì dễ sai, và số đếm được không còn đúng ngay khi bán thêm một đơn.

Thừa thiếu: ghi lại, đừng bù lặng lẽ

Thiếu thì đừng lấy tiền túi bù vào, thừa cũng đừng cất riêng ra. Ghi đúng số đếm được và lý do nếu biết (thối nhầm, quên ghi chi). Xem lại sau một tuần, nếu thiếu lặp lại vào cùng một ca hay cùng một người đứng quầy, bạn biết phải nhắc ai, chỉnh khâu nào.

Các bước làm trên Kivo

Sổ quỹ, chốt sổ và báo cáo cuối ngày có trong bản miễn phí của Kivo. Báo cáo Dòng tiền xem được 7 ngày gần nhất khi miễn phí, xem mọi kỳ cần Gói Pro. Xem tổng quan ở trang Sổ nợ, sổ quỹ.

Bước 1. Mở Sổ quỹ và đọc tồn quỹ tiền mặt

Chạm Sổ quỹ ở Trang chủ (trên điện thoại cũng có trong bảng Khác). Chủ tiệm còn thấy ô Tiền trong két ngay trên thẻ doanh thu của Trang chủ: đó chính là tồn quỹ tiền mặt của Sổ quỹ.

Đầu màn Sổ quỹ là ô Tồn quỹ tiền mặt, dưới đó là Tiền chuyển khoản, rồi Tiền vào và Tiền ra của kỳ đang xem. Tồn quỹ tiền mặt là tổng mọi khoản tiền mặt vào và ra của tiệm từ trước tới giờ, không về 0 mỗi ngày. Bạn không phải gõ lại các khoản bán hàng: Kivo tự ghi vào Sổ quỹ khi bán hàng, trả hàng, huỷ đơn, thu nợ khách, nhập hàng và trả nợ nhà cung cấp, theo đúng cách trả tiền mặt hay chuyển khoản.

Chọn Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày hoặc Chọn ngày để xem kỳ khác, và lọc Tất cả, Tiền mặt, Chuyển khoản. Chạm một dòng bán hàng để mở đơn đó, chạm dòng thu nợ để mở sổ của khách hay nhà cung cấp. Nếu tồn quỹ âm, Kivo báo “Quỹ đang âm — kiểm tra lại phiếu chi”.

Bước 2. Ghi phiếu chi, phiếu thu ngay khi lấy tiền

Bấm Thu/Chi ở góc dưới để mở Thêm phiếu thu/chi:

1. Chọn Phiếu chi hoặc Phiếu thu.
2. Chọn Loại. Phiếu chi có Tiền điện, Tiền nước, Tiền nhà, Lương, Mua đồ dùng, Khác; phiếu thu có Thu khác.
3. Nhập Số tiền, chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản.
4. Ghi chú nếu cần (ví dụ: chủ rút về nhà, mua bao nilon), rồi bấm Lưu.

Nhân viên cũng ghi được phiếu thu, phiếu chi, nên người đứng quầy lấy tiền két ra trả gì thì tự ghi lúc đó. Ghi nhầm thì chủ tiệm chạm vào phiếu và chọn Sửa phiếu hoặc Huỷ phiếu. Kivo không xoá phiếu cũ: khi huỷ, Kivo ghi thêm một dòng đảo ngược, phiếu gốc bị gạch ngang và gắn nhãn Đã huỷ, cả hai dòng không tính vào Tiền vào, Tiền ra. Nhờ vậy sổ vẫn còn dấu vết ai đã ghi gì.

Bước 3. Để Kivo tách tiền mặt và chuyển khoản

Ở màn Thanh toán, thu ngân chọn khách trả tiền mặt hay chuyển khoản, hoặc cả hai. Phần tiền mặt vào Tồn quỹ tiền mặt, phần chuyển khoản vào Tiền chuyển khoản. Khi cuối ngày đếm két, bạn chỉ so với phần tiền mặt. Cách tạo mã QR để khách quét có trong bài tạo mã QR chuyển khoản cho cửa hàng.

Nếu tiệm dùng Tự xác nhận chuyển khoản (Gói Pro) và khách chuyển thừa, màn bán hàng báo “Khách chuyển thừa … — trả lại tiền mặt”. Kivo ghi luôn hai dòng vào Sổ quỹ: chuyển khoản tăng thêm phần thừa (“Khách chuyển thừa HĐ …”), tiền mặt giảm đúng phần đó (“Trả lại khách chuyển thừa HĐ …”). Thu nợ bằng chuyển khoản tự xác nhận cũng ghi như vậy. Két không bị chờ một khoản tiền đã thối lại cho khách, và hai dòng này không bị tính là chi phí hay thu khác.

Bước 4. Đếm két và chốt sổ cuối ngày

Chủ tiệm bấm Chốt sổ ở góc trên màn Sổ quỹ. Màn Chốt sổ cuối ngày hiện Tiền mặt dự kiến (tồn quỹ): số tiền mặt lẽ ra phải có trong két.

Ở mục Đếm tiền trong két, chọn một trong hai cách:

• Nhập tổng: gõ tổng số tiền đếm được vào ô Tiền đếm thực tế.
• Đếm theo mệnh giá: nhập số tờ cho từng mệnh giá từ 500.000 ₫ xuống 1.000 ₫, hoặc bấm + và − từng tờ. Kivo nhân và cộng giúp bạn.

Ngay khi có số đếm, Kivo hiện Chênh lệch kèm nhãn Khớp, Thừa hoặc Thiếu. Ghi lý do vào ô Ghi chú (ví dụ: lý do thiếu) nếu biết.

Bấm Chốt sổ, Kivo hỏi lại “Chốt sổ hôm nay?” kèm số tiền đếm được và chênh lệch. Trước khi hỏi, Kivo đọc lại tồn quỹ một lần nữa, nên đơn nào bán thêm trong lúc bạn đếm cũng đã được tính.

Khi xác nhận, Kivo lưu lần chốt sổ (giờ chốt, tiền dự kiến, tiền đếm, chênh lệch, ghi chú). Nếu có chênh lệch, Kivo ghi thêm một dòng điều chỉnh “Chốt sổ” vào Sổ quỹ để tồn quỹ tiền mặt bằng đúng số tiền đang nằm trong két. Từ đó đầu Sổ quỹ hiện thẻ “Đã chốt sổ lúc …” kèm số đếm và chữ khớp hoặc số chênh lệch.

Bước 5. Xem và in báo cáo cuối ngày

Chốt sổ xong, Kivo hỏi có mở Báo cáo cuối ngày không. Bạn cũng mở được báo cáo bất cứ lúc nào bằng biểu tượng báo cáo ở góc trên màn Sổ quỹ.

Báo cáo ghi doanh thu, số hoá đơn, tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ mới, thu nợ, chi, thu khác, các đơn huỷ hoặc trả hàng trong ngày, phần chốt sổ (giờ chốt, tiền mặt dự kiến, tiền đếm thực tế, chênh lệch) và tồn quỹ tiền mặt. Ngày chưa chốt thì dòng Chốt sổ ghi “Chưa chốt”.

Bấm In (giấy cuộn) để in ra máy in hoá đơn của máy này, hoặc bấm ⋯ để chọn In A4 hay Chia sẻ tệp PDF qua Zalo, email. Chưa có máy in thì xem bài chọn máy in hoá đơn nhiệt.

Bước 6. Theo dõi thừa thiếu qua báo cáo Dòng tiền

Chủ tiệm vào Báo cáo → Dòng tiền để xem tiền đi qua tiệm theo kỳ: Đầu kỳ, + Tiền vào, − Tiền ra, Chênh lệch két (nếu có lần chốt sổ lệch) và Cuối kỳ, lọc được Tất cả, Tiền mặt, Chuyển khoản. Bên dưới là biểu đồ tiền vào, tiền ra và bảng chia theo nhóm: bán hàng, thu nợ khách, nhập hàng, trả nợ nhà cung cấp, chi phí, cùng phần thiếu hoặc thừa khi chốt sổ.

Dòng Bán chịu chưa thu nhắc rằng hàng bán ghi nợ chưa phải tiền về két. Xem một tuần liền nhau, bạn thấy chênh lệch két dồn vào những ngày nào. Bản miễn phí xem được các kỳ trong 7 ngày gần nhất, Gói Pro xem mọi kỳ. Muốn biết tiệm lãi thật bao nhiêu chứ không chỉ tiền mặt ra vào, xem bài cách tính lãi lỗ tạp hoá.

Kết quả

• Biết trong két phải có bao nhiêu tiền mặt bất cứ lúc nào, không phải cộng tay cuối ngày.
• Mọi khoản chi, thu ngoài bán hàng đều có phiếu, ghi rõ loại, người ghi không xoá được.
• Tiền mặt và chuyển khoản tách riêng, khách chuyển thừa không làm két lệch.
• Mỗi tối đếm két một lần, thấy ngay khớp, thừa hay thiếu bao nhiêu, và có báo cáo cuối ngày để in hoặc gửi đi.

Bắt đầu từ hôm nay: tối nay đếm két, chốt sổ lần đầu trên Kivo, từ ngày mai mọi khoản lấy tiền két đều ghi phiếu. Tải Kivo về để dùng miễn phí, và xem bảng giá nếu muốn xem Dòng tiền mọi kỳ hay tự xác nhận chuyển khoản.